El miércoles 26 de mayo de 2010 se realizó en el Hotel Radisson el tercer desayuno del Club CIO. En esta oportunidad, la exposición estuvo a cargo del Gerente de Sistemas de SMU, Fernando Santos, junto a los integrantes de su equipo, Marianne Osorno (Subgerenta de PMO) y Leandro San Miguel (Gerente de Desarrollo). Durante el evento, más de 70 asistentes pudieron conocer la experiencia de implementar una PMO y los beneficios que esto puede entregar a la empresa
La jornada se inició con la bienvenida de Marcos Sepúlveda, Director del CETIUC, quien destacó la creación del sitio virtual del club CIO como un elemento de gran importancia para el diálogo, el intercambio de información y la participación de todos los integrantes de la comunidad. Posteriormente, realizó una introducción al tema central, en donde definió a la “Oficina de Gestión de Proyectos” (PMO) como “un departamento o grupo que define y mantiene estándares de procesos relacionados con la gestión de proyectos dentro de una organización”.
Marcos se refirió a la gran relevancia que ha logrado este tipo de departamento en nuestro país, lo que se puede atribuir al reconocimiento del apoyo y control que entrega una PMO a la gestión del Jefe de Proyecto. Sin embargo, a través de datos correspondientes a encuestas realizadas en el año 2006, 2007 y 2009, es posible afirmar que luego de una importante alza de incorporación de PMOs durante una primera fase, a lo largo del tiempo su creación ha menguado producto de las complejidades que implica su incorporación. Para poder conocer sus beneficios y su correcta implementación, el desayuno consistió en dar a conocer el exitoso caso de la empresa SMU, que hoy administra tres formatos de cadenas con diferentes propuestas de valor: Unimarc, Mayorista 10 y OKMarket.
El Gerente de Sistemas, Fernando Santos, inició su exposición con la historia de la empresa, la que, al estar formada por más de 40 compañías, incluye el constante desafío de unificar criterios y de mantener el desarrollo de cada una de sus partes. Con respecto a la Estructura de Sistemas, Santos se refirió al crecimiento que ésta ha tenido en el último tiempo, en donde se incluye, hace cerca de dos años, la incorporación de una Oficina de Gestión de Proyectos.
La PMO de esta empresa está compuesta por un equipo de 7 personas y administra una amplia cartera de proyectos, por lo que requiere de un trabajo eficiente y organizado para poder mantener una exitosa administración. Según Santos, la PMO ha ayudado en tres aspectos trascendentales: la gobernabilidad, favoreciendo la interdependencia y conexión de las diversas carteras; la visibilidad, facilitando el traspaso de información hacia todos los departamentos de la organización; y la trascendencia, ya que ha sido capaz de superar la Estructura de Sistemas e involucrar a otros sectores.
El proyecto ONE
La segunda intervención fue realizada por Leandro San Miguel, Gerente de Desarrollo y encargado de ONE, el principal proyecto ERP de SMU. El plan consistió en la implementación de la suite SAP Retail, la que consideró a todas las tiendas, centros de distribución y administración central. La aplicación fue compleja, ya que implicó una remodelación a todo el sistema de la empresa y una capacitación del personal para su utilización.
Por su carácter transversal, este proyecto incluyó la participación de diversas áreas, tanto de la empresa como de consultorías externas. Leandro explicó que el plan de proyecto y el reporte de avances que salían de todos estos frentes eran administrados por la PMO, departamento que se encargaba también de llevar el completo control de los plazos. Esta metodología permitió que el plan tuviera éxito y cumpliera con los compromisos planteados inicialmente.
PMO
La tercera intervención estuvo a cargo de la Subgerenta de PMO, Marianne Osorno. Ella manifestó la importancia de tener en cuenta que una Oficina de Proyectos no es un hito, sino que un continuo de mejoramiento a lo largo del tiempo. Manifestó que lo importante es “saber hacia dónde queremos llegar, evangelizar esta nueva metodología que se escogió para trabajar y capacitar a la gente en la nueva disciplina”.
Marianne explicó que al implementar una oficina de proyectos se busca provocar un cambio cultural en la forma de trabajar. Para cumplir el objetivo, es necesario determinar qué servicio se quiere hacer crecer en la empresa y con qué profundidad. Además, es indispensable la incorporación de la gerencia en todos los aspectos de la PMO.
Con respecto al caso del proyecto ONE, la oficina se encargó de organizar reuniones periódicas que dieran cuentan de los avances y las modificaciones que se iban aplicando. Además, se creó un sitio electrónico colaborativo con la idea de generar un medio de comunicación que sirviera para el traspaso y la exposición de toda la información de cada uno de los comités.
Este proyecto le permitió a la empresa concluir que el 80% del tiempo que requiere una Oficina de Proyectos está relacionado con la comunicación. La visibilidad de los proyectos es lo que más necesitan los gerentes para poder tomar sus decisiones futuras de forma asertiva
Finalmente, tras la implementación del proyecto ONE y la creación de la PMO, el Gerente de Sistemas, Fernando Santos, se encargó de presentar las grandes lecciones aprendidas. El profesional manifestó las complejidades que involucra el trabajar con tantos proyectos paralelos y explicó que la clave está en la calidad del equipo que se tiene y en el nivel de información disponible. Esto significa que, tanto la gerencia como todos los demás departamentos involucrados deben participar activamente en la metodología del proyecto.
Al término de la exposición se realizó una ronda de preguntas sobre la experiencia de las empresas con su PMO y sobre los próximos desafíos. El evento culminó luego de cerca de dos horas de exposición y los asistentes agradecieron con un aplauso.