En el último desayuno 2009 del Club CIO, Rodrigo Picas, gerente de informática de Arauco, habló sobre los diferentes procesos de gestión y mejoramiento informático de la multinacional. El proyecto ha ganado reconocimientos por su eficacia y estandarización de recursos, por lo que se ha convertido en un ejemplo para empresas de todos los rubros.
¿Cómo organizar la infraestructura tecnológica que interactúa con más de 30.000 empleados en diferentes países y con distintos requerimientos técnicos? Con esta interrogante partió el último desayuno anual del Club CIO.
La exposición estuvo a cargo de Rodrigo Picas, gerente corporativo de informática de Arauco, que expuso acerca de los cambios radicales en la gestión de infraestructura de la empresa, y junto con ello los problemas, el desorden original, su visión y el resultado final de los cambios introducidos.
La charla de Picas se centró en dos problemas que debían ser solucionados eficientemente, y que la vez, generarían una “nueva cultura” en todos los estamentos de la comañía: la adquisición de equipos computacionales, por un lado, y su posterior mantención, por otro.
Acorde a los análisis de Gartner, dadas las restricciones de presupuesto vistas durante 2009, los razonamientos en base a costos son cruciales para cualquier tipo de adquisición tecnológica actual. Es por esto que se requiere de un análisis de negocio y económico, que sea claro, efectivo y alineado a las estrategias de la compañía. Particularmente, Arauco abarca eficientemente uno de los nueve puntos cruciales que destaca esta firma consultora, que es la evaluación de la complejidad.
Renovación total
“Cuando llegué a este puesto nos encontramos con carcazas de computador por todos lados”. Con esta frase, Picas graficó que por años la compañía dejó en manos de cada fábrica u oficina la compra de equipos. En una visión cortoplacista e individual, la mayoría de las divisiones había apostado por la adquisición de computadores “clones”. Esto generó un aumento considerable en la complejidad operativa, al generarse verdaderos feudos tecnológicos, donde el costo de mantención y reposición era demasiado alto en comparación al costo ahorrado inicialmente en la compra.
Dada esta situación, la Gerencia a cargo de Picas generó un programa integral para reemplazar los equipos antiguos, utilizando como premisa, acorde a su experiencia, que el TCO de un computador armado es mayor al de uno de marca.
El primer paso de este plan consistió en renovar el 25% del hardware -sin importar los cargos de los empleados- a través de una licitación anual, junto a un servicio técnico y mesa de ayuda externalizada para toda la compañía. Además se garantizó que cada cuatro años el trabajador recibiría un equipo nuevo para realizar su trabajo.
A pesar del éxito inicial, Rodrigo Picas aseguró que junto con este hito nacieron nuevas interrogantes en cuanto a la administración de los equipos recién adquiridos. Ese fue justamente el segundo problema que debieron afrontar.
Todos por igual
Pasada la primera valla de renovación, el tema pasó a ser la administración de equipos para su buen uso y mantención. Debido a esta preocupación, Arauco determinó una serie de medidas a realizar: Inventario de hardware y software; la creación de una administradora de los escritorios que controla los programas autorizados y parches de seguridad otorgados de manera central; y diferentes campañas para capacitar a los trabajadores acerca de las medidas de seguridad informática que la compañía estaba adquiriendo.
Para simplificar la operación y habilitación de computadores, se definió un conjunto de programas y configuración de escritorio para todos los empleados. “Desde el gerente hasta el operario” asegura Picas. Si alguien necesita otro tipo de software, se analiza la petición y se compran las licencias necesarias para un mejor funcionamiento. Esta flexibilidad en la operación permite mantener una disciplina férrea en la gestión de la infraestructura básica del negocio, pero entregando espacio para las necesidades particulares de un negocio tan grande y diverso como el de Arauco.
Para cerrar, el expositor respondió variadas preguntas del público asistente, que completaron el intercambio de experiencias entre ejecutivos que comparten más de alguno de los problemas mencionados por Picas.