El modelo de Gestión de Gastos TI que mejoró el servicio y generó ahorros para Parque Arauco S.A.”A veces la mejor calidad no significa un mayor precio”. Así lo afirmó Sergio Sánchez, CIO de Parque Arauco S.A. quien, en base a su exitosa experiencia, dio las claves para obtener mayor eficiencia y efectividad en la gestión de Gastos TI.
Un respetuoso silencio y mucha atención fue el ambiente que se vivió en el primer desayuno del Club CIO de 2013. Parque Arauco S.A. es una compañía que está presente en tres países de Latinoamérica y que en 2012 creció un 17% respecto del año anterior. Por esto, necesitaba contar con un área TI que fuera a la par con el negocio. Los principales desafíos identificados fueron implementar una matriz de procesos TI (fundamental si se quería consolidar un modelo de servicio), integrar a los agentes de negocios regionales a través de redes de trabajo proactivo, alinear los problemas de TI con los de negocios, desarrollar iniciativas innovadoras, potenciar la eficiencia y efectividad en la gestión financiera del área TI, y definir un equipo de trabajo consistente en el tiempo.
Enfrentar los desafíos
Para cumplir los objetivos, el equipo de TI identificó tres variables que influían en el proyecto de Ciclo de Vida de Gestión de Gastos TI. En primer lugar se apostó por la mejoría en la calidad del servicio, luego por la optimización de costos y proveedores, y por la conformación de un área de TI con foco en la gestión de servicios.
Planteado lo anterior, el proceso comenzó por Definir la Situación Actual, donde se debía trabajar en innovación y optimización. La etapa que fue ejecutada en cuatro meses significó tener desde un principio la información actualizada y disponible de los contratos de servicios, disponer del detalle de las imputaciones asociadas a los contratos y control del presupuesto y, sobre todo, poseer claridad de lo que se quería lograr y la factibilidad de alcanzarlo.
El segundo paso fue la Licitación de Servicios (partiendo por el outsourcing estratégico en telecomunicaciones), el que contempló, entre otras cosas, seleccionar un conjunto de proveedores que pudieran realizar sinergia en los servicios licitados, definir las bases de licitación con cierto grado de flexibilidad y preparar conceptualmente en las bases de licitación restricciones que apunten a favorecer una mejor automatización del proceso de Gestión de Gastos TI.
Finalmente, la Automatización de la Gestión de Gastos en telecomunicaciones (Telecom expense management) requirió contar con un inventario de equipos y servicios actualizado, definir de manera adecuada las interfaces con los sistemas transaccionales, y acordar la forma en que es necesario evaluar la información financiera y operacional, entre otras tareas.
¿Más calidad por menos costo?
Aunque la última etapa aún está en marcha, hoy Parque Arauco S.A. puede decir que ha llevado con éxito los objetivos planteados tanto en el foco de servicio como en una mejor gestión financiera del área TI, lo que además se logró con una mejora en la calidad de los servicios provistos por el área de TI. Dentro de las mejoras alcanzadas, están la obtención de una red de datos regionales por MPLS con una capacidad del ancho de banda que hoy soporta una red de datos de 769 Mbps, mientras antes solo llegaba a los 326 Mbps. También se mejoró la capacidad de almacenamiento de datos SAP, que hoy llega a los 2.000 GB. Por otra parte, actualmente es posible medir todos los contratos con SLA y, además, Parque Arauco cuenta con dos tipos de telefonía: nube y planta tradicional. Según Sánchez, esto último es parte de una transición gradual para mitigar los potenciales riesgos de llevar todo a la nube.
Pese a los grandes logros obtenidos en el proceso, uno de los resultados más tangibles es el ahorro. Según Sánchez, los resultados de eficiencia y efectividad en gestión de TI fueron tales, que permitieron disminuir los gastos TI y la cantidad de proveedores de Parque Arauco, sin que esto afectara en la mejoría que se buscaba en el servicio. Así, en Chile se logró un ahorro de un 18% y una disminución de 9 a 7 proveedores. En toda la región (incluyendo a Chile, Perú y Colombia) el ahorro fue de un 20%, pasando de 20 a 15 proveedores. Con esto, se logró al mismo tiempo mejorar la calidad de servicios, mejorar el control de gestión, y reducir los gastos TI.
El Club CIO es una instancia que reúne a los Gerentes de Informática de las principales empresas del país. Es organizado por CETIUC y cuenta con el auspicio de Grupo GTD, Neobis, Dell, Quintec, Deloitte y Azurian.
