En esta ocasión Sacha Valero, Gerente de Procesos y TI de Mutual de Seguridad, presentó “El viaje a la productividad con sentido”, donde nos contó su experiencia con un proyecto que buscó mejorar la productividad ligada al uso de herramientas y tecnologías. Este cuarto desayuno del Club CIO se llevó a cabo en el Hotel Radisson el jueves 26 de junio.Durante su presentación, Sacha Valero comentó las diversas fallas en la productividad que detectaron al interior de la organización. Entre ellas destacaron el uso excesivo del correo electrónico y la alta cantidad de tiempo invertido en reuniones; en promedio, un ejecutivo ocupaba 5 horas de su jornada en revisar correo electrónico (siendo el 46% de éste correo innecesario), y asistía a 18 reuniones semanales en las cuales, muchas veces, no era necesaria su presencia.
Se estableció que la Mutual de Seguridad se diferenciaría de la competencia centrándose en la eficiencia superior como agente diferenciador.Se ideó un modelo de productividad personal y de conectividad basado en la utilización de herramientas ya existentes y centrándose en solucionar tres grandes problemas: uso excesivo de correo electrónico, uso excesivo de reuniones y bajo uso de tiempo para resolver tareas alineadas con los objetivos estratégicos.
La implementación de este modelo se realizó simulando un viaje; el “embarque” consistió en la construcción de bases (hábitos, métodos, tecnología y material) para incorporar una cultura de productividad en Mutual. Los “pasajeros” fueron gerentes y ejecutivos, ya que se decidió partir por la punta de la organización para que la nueva cultura se adoptara desde la gerencia.
La primera fase de la implementación fue la autogestión, etapa comprendida entre 2013 y 2014, finalizada el presente mes de junio. Ésta se centraba en el control del uso del e-mail (máximo dos horas en la bandeja de entrada al día), nuevas reglas para las reuniones (en que el invitado puede rechazar la reunión si considera que no será un aporte real en ésta, o si la invitación no incluye la agenda), mayor concentración al momento de realizar tareas para evitar interrupciones y un espacio de 30 minutos diarios para la reflexión sobre las actividades core. También se hizo énfasis en reservar una hora de reflexión al final de la semana o al comienzo de ésta, ya sea para ver el progreso del trabajo o planificarlo. La segunda fase, centrada en las redes y comunidades, está contemplada hasta el año 2015, y la tercera y última fase, orientada a las prácticas de Mutual, concluirá en 2016.
Esta primera fase obtuvo un 85% de cumplimiento. Sacha Valero aseguró que comenzar por los gerentes fue una tarea muy ambiciosa, y que deberían haber comenzado por grupos que, aunque estén más abajo en la jerarquía organizacional, presentan una fuerte influencia en la organización.Aun así hubo gran satisfacción respecto de la manera en que se implementó esta nueva cultura organizacional. Finalmente, Valero instó a los presentes a liderar el cambio y a apoyarlo.
Así concluyó este cuarto desayuno del Club CIO, dejando a los presentes invitados al próximo evento, que se llevará a cabo en el mismo Hotel Radisson el próximo 13 de agosto.
Puedes revisar la presentación en el siguiente enlace.
